Den viktigaste arbetsuppgiften

Tänk dig att du sitter i en fåtölj, med en filt över benen, och en anteckningsbok i ena handen. I den anteckningsboken skriver du rubriken “Vad är min viktigaste arbetsuppgift?”. Sedan tar du upp tekoppen, dricker lite, och tittar ut genom fönstret.

Vilka tankar skulle komma upp då? Ta en minut och skriv ner svaret, innan du läser vidare.

Är du färdig? Jag förstår att det är frestande att fuska lite. Det är kanske en hektisk period. Men den här texten blir troligtvis mer användbar för dig om du svarar på frågan.

En gång när var jag inne i en riktigt intensiv period, hade jag samtidigt lovat några vänner i USA att åka och hälsa på. Efter mycket tvekan valde jag ändå att åka. Jag fick en extranyckel, så att jag kunde göra precis det jag kände för i stunden. Ta en joggingtur längs stranden. Sitta på café. Tänka.

När jag kom tillbaka var det som att min hjärna hade gått ifrån att vara ett stökigt skrivbord, till att bli ett skrivbord med en pennhållare, några få aktuella papper, och resten insorterat i pärmar bakom mig. En känsla av kontroll och koll på läget. Dessutom hade jag haft tid att djupare reflektera kring vad meningen var med allt jag gjorde i mitt arbete. Det är inte alls samma känsla att göra arbetsuppgifter för att jag är stressad och de står på att-göra-listan som att göra saker och ting för att jag innerst inne vet att det är viktigt för de människor som berörs. Det gav i sin tur uppslag till nya idéer och en annan syn på vad jag skulle prioritera.

Varför tvekade jag att åka iväg? Vad riskerar vi att möta när vi stannar upp och reflekterar? Oss själva. Kanske känner vi oss som en bluff: om folk bara visste att jag inte har en aning om hur jag ska göra för att… Kanske känner vi oss fega: varför undviker jag hela tiden att … Kanske känner vi oss otillräckliga: om jag bara kunde vara lite mer…

Då är det tryggt att ägna sig åt det operativa arbetet, och vänta med det strategiska. I det operativa arbetet känner vi oss effektiva och kunniga eftersom vi vet vad som ska göras och hur vi ska gå tillväga. Det syns utåt att vi har gjort något, och vi får beröm för att vi är så produktiva. Att vara strategisk är mycket svårare. Det är ett långsiktigt arbete, och det gäller att arbeta genomtänkt och konsekvent, och följa sina egna planer. Dessutom kanske vi är rädda att det inte märks att vi faktiskt har lagt vår värdefulla tid på något bra för verksamheten.

Ändå är reflektion något de flesta av oss längtar efter. Vi får en behaglig känsla i magen när vi föreställer oss att vi sitter i en fåtölj och tänker efter. Kanske hackar vi på oss själva för att vi inte gör det oftare: vi vet ju så väl att det behövs för att fatta kloka beslut. Det är då känslan av ”jag är bara en bluff” kan komma upp. Vi utgår ju ifrån att alla andra fattar genomtänkta beslut. Men kanske sitter din egen chef just nu och tänker ”Tänk om folk bara visste hur mycket som är improvisation i stunden”. Kanske hela ledningsgrupper.

Jag är övertygad om att alla har kraften att göra det vi innerst inne vill. Men för att göra det behöver vi möta oss själva. Då bubblar känslorna lätt upp, och det kan vara obehagligt. Men det kan också vara en lättnad. När vi blickar inåt är vi ingen bluff inför oss själva. Det spelar ingen roll hur mycket vi känner oss som en bluff inför andra. Vi vet vad vi innerst inne står för, vad vi är rädda för, och hur vi ska ta oss förbi våra rädslor. När vi vet vart vi vill kan vi sakta men säkert bygga oss en väg åt det hållet. Byggarbetet ger resultat: ett stabilt bygge som tar dig exakt dit du vill. Läget under kontroll. Känslan av mening.

Skrev du ner din viktigaste arbetsuppgift, när du började läsa den här texten? Lutade du dig tillbaka i stolen, och kände efter? Föreställde du dig att du satt i en fåtölj och drack te, och det enda du behövde göra just nu är att fundera ut vad din viktigaste arbetsuppgift egentligen är? Vad kom du fram till? Smaka på ordet: “viktigaste arbetsuppgift”. Inte något du gör för att vara extra snäll mot dig själv. Det handlar om något absolut nödvändigt, som gör verklig skillnad för det du vill åsdadkomma.

Kanske kom du fram till samma sak som jag: ”Min absolut viktigaste arbetsuppgift är att reflektera.”

Vilka tankar är det du inte tillåter dig att tänka vad gäller verksamheten?

Om du ser dig själv som stor och kraftfull, vilka tankar skulle du tänka då för verksamheten?

Vill du reflektera mer i ditt arbete?

Här är åtta enkla steg hur du kan gå från vilja till handling:

1. Boka in en timme i kalendern, då du ska reflektera. Det är smart att boka in det så snart som möjligt: då är det ingen risk att du skulle få något ännu viktigare som råkar krocka med din reflektionstid.

2. Bestäm vilken plats du ska vara på. Var är du mest kreativ? Vill du ta en promenad, sitta på ditt favorit café, eller räcker det med att stänga dörren till kontoret och skriva ”vänligen stör ej”. Tyvärr kan minsta lilla avbrott, som att någon bara tittar förbi för att säga hej, störa dig i din tankeprocess.

3. Se till att inte vara nåbar per telefon eller per mail den timmen som du har bokat in. Du kan tex sätta mobilen på ljudlös och utan vibrationssignal, och stänga av ljudet på datorn. Det kan kännas jobbigt, men allt som måste göras är inte behagligt.

Försök att släppa oron över att någon kanske vill nå dig akut. Om du vill kan du meddela viktiga personer i förväg om din timmes isolering.

4. Bestäm dig för att det ska bli av. Se det som ett viktigt möte med dig själv. Frestas inte att förhandla bort reflektionstiden mot något annat möte. Kom ihåg: det här är inte något som du unnar dig, det är något som gör verklig skillnad för verksamheten. Tänk på vad du skulle kunna åstadkomma om du bara fick till den där reflketionstimmen.

5. Reflektera på avsatt tid, i en obruten timme. Motstå impulser att börja ta tag i allt du kommer på, på en gång. Annars finns det en risk att du väljer att lägga hela timmen på operativa arbetsuppgifter, istället för att reflektera. Du kan välja två förhållningssätt till dina impulser. a) Du observerar objektivt att ”här kommer en impuls att ta tag i det här”, men låter den passera förbi. Du måste inte göra allt. Om den var viktig kommer den tillbaka senare.  b) Du skriver ner impulsen, så att du kan känna dig trygg med att du inte kommer att glömma bort att ta tag i det, när reflektionsstunden är slut.

6. Avsluta reflektionstimmen med att boka en tid för nästa gång du ska reflektera.

7. När reflektionstimmen är slut kan du börja gå igenom alla idéer som dök upp, alla saker som du kom på att du skulle göra, osv och fundera på: vad ska göras och vad ska inte göras? vem ska göra det? vad blir nästa åtgärds-steg (tex ring Y och fråga om…., googla på Z och hitta ….), och när?

8. Ha nästa reflektionstimme på utsatt tid. Eftersom du tidigare har skrivit ner tankar och nästa-åtgärdssteg, och börjat ta tag i det som behöver göras, så är det mindre risk att det blir en operativ stund där du utför sysslor som du bestämde förra reflektionstillfället. Istället kommer det att bli en eftertänksam reflektionstimme med nya idéer som utfall.